Choix de la date et le lieu de départ
Choisissez une date et un lieu de départ en vérifiant que votre randonnée ne rentre pas en concurrence avec une autre randonnée à proximité (dans le Loire-et-Cher on pourra consulter le calendrier du CDRP.41 qui liste toutes les randonnées prévues durant la période 1er août année N au 30 septembre année N+1 ).
Remarque : il est conseillé de lancer votre projet de randonnée au moins 1 an à l’avance, sauf si vous avez déjà l’habitude de l’organisation de randonnée.
Il est conseillé, dans un premier temps, d’adhérer à la Fédération Française de Randonnée Pédestre au moins en tant que membre associé. Cela vous permettra, notamment, de publier votre randonnée au calendrier mais également d’obtenir de précieux renseignements pour l’organisation de votre randonnée.
Devenir membre associé
Définition des parcours
Si votre randonnée se déroule sur une matinée, prévoyez 3 ou 4 parcours de 4 et 25 km environ. Dans ce cas, les horaires de départ pourront s’étaler de 7h30 à 10h30. Si vous désirez proposer un parcours de plus de 30km, vous devrez augmenter la plage horaire d’au moins 1 heure.
Pour tracer vos parcours vous pourrez vous appuyer sur des outils de traçage en ligne (voir sur notre site quelques exemples ICI).–> conseil : téléchargez les traces gpx des parcours que vous aurez tracé
Avant tout, vous devrez définir le point de départ et le d’arrivée de votre randonnée. Veuillez également à obtenir les autorisations nécessaires si votre randonnée prévoit le passage sur chemins privés ou en forêt domaniale.
Prévoyez le lieu de ravitaillement qui devra être placé approximativement à mi-distance pour chaque parcours. Dans l’hypothèse où votre randonnée comporterait un parcours de plus de 25 km, prévoyez un second lieu de ravitaillement et éventuellement un point de ravitaillement en eau.
Remarque : Il est conseillé de faire une reconnaissance des parcours que vous prévoyez pour votre randonnée de façon à vous assurer que le passage est possible physiquement et réglementairement.
Faire le plan de votre randonnnée
Si vous ne disposez pas d’outils graphiques avancés (outils SIG, outils de création graphique vectoriel, etc..) vous pouvez vous appuyer sur différents outils en ligne pour concevoir le plan de la randonnée.
Voici un exemple de plan que nous avons réalisé sans difficulté avec les outils suivants :
- Openrunner : création des parcours et exportation des traces gpx. (Nous utiliserons cette application car elle la plus performente et simple pour la création de trace gpx).
- visuGpx : importation des traces gpx puis copie d’écran de la carte. (Nous utiliserons cette application car elle permet d’afficher plusieurs traces gpx sur une même carte).
- Canva : importation de la copie d’écran puis habillage (bifurcation, distances, flèches directionnelles, textes de titre et légendes).
Puis exportation de l’image
Remarque : Il est conseillé de créer un compte utilisateur dans chacune de ces applications.
Déclarer votre randonnée
La déclaration de votre randonnée doit être réalisée sur la plateforme de télé-déclaration des manifestations sportives
Pour cela vous devez :
- Créer un compte sur la plateforme (voir ICI)
- envoyer préalablement le plan de la randonnée à l’ONF si votre randonnée traverse une forêt domaniale
- obtenir une attestation auprès de votre assurance pour la randonnée prévue
- Désigner le correspond sécurité (doit être titulaire du PSC)
Vous devrez télécharger sur la plateforme les documents suivants :
- Déclaration sur l’honneur (si le déclarant n’est pas le responsable de la structure déclarante)
- Fiche sécurité
- Fiche Itinéraires et Horaires
- Fiche Règlement de la manifestation
- Attestation d’assurance
- autorisation ONF
Flécher les parcours
Le balisage de votre randonnée doit être réalisé la veille et retiré au plus tard le lendemain.
Prévoyez des jalons en nombre suffisant (prévoyez 8 à 10 jalons au km en moyenne)
Constituez des équipes de fléchage (2 personnes par équipe avec au moins 1 personne capable de se repérer avec un plan ou un gps )
Observations
Certains aspects ne sont pas traités dans cette rubrique, notamment :
- la nature juridique de la structure qui crée la randonnée, et les responsabilités afférentes
- la finalité de votre randonnée (caritatif, financier, etc..)
- les tarifs d’inscription
- la composition et la nature du (ou des) ravitaillement(s)
- la communication avant et après la randonnée
